 |
| Sistem Perpustakaan Universias Muhammadiyah Sukabumi yang menggunakan SLiMS |
Kampus Universitas Muhammadiyah Sukabumi (UMMI) adalah universitas pertama dan terbesar di Kota dan Kabupaten Sukabumi, dengan jumlah sistem yang sudah banyak dan data yang sudah besar, maka diperlakukan integrasi antar sistem guna memudahkan para pengguna dan menyamakan data.
Saya yang mengemban amanat sebagai pegawai yang bertanggunga jawab mengurusi website dan sistem-sistem dikampus harus terus berpikir dan belajar bagaimana caranya sistem-sistem tersebut bisa berjalan sesuai kebutuhan dan datanya bisa terintegrasi.
Sistem pertama dan yang paling utama di Kampus UMMI adalah Sistem Informasi Akademik dan Keuangan (SIAK), sistem ini mulai dibangun tahun 2012 yaitu ketika saya mulai kuliah di kampus UMMI dan mulai dioperasikan tahun 2013.
Saya sendiri mulai bekerja di kampus UMMI tahun 2015, yaitu ketika saya baru kuliah semester 6 hendak ke semester 7. Waktu itu saya langsung diberikan tanggung jawab untuk mengembangkan SIAK, yang mana saya adalah orang pertama di kampus UMMI yang diberikan hak akses penuh terhadap source code dan juga database SIAK, karena sebelumnya seluruh akses ke sistem dipegang oleh vendor.
Sistem selanjutnya yang ada di kampus UMMI adalah sistem perpustakaan yang menggunakan platfrom SLiMS (Senayan Library Management System), mulai digunakan di Perpustakaan UMMI tahun 2014 dan di tahun 2015 sudah mulai saya kelola dari segi sistemnya.
Lalu yang seterusnya ada sistem pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), sistem ini dikelola oleh Bagian Kemahasiswaan UMMI. Untuk sistem ini kebetulan menggunakan platfrom yang sama dengan sistem di perpustakaan, yaitu menggunakan SLiMS, maka dalam pengembangannya saya tidak menemukan kendala yang terlalu rumit.
Baik, itulah gambaran dari sistem yang ada di kampus UMMI yang selanjutnya akan saya ceritakan bagaimana prosesnya ketika saya mengintegrasikan ketiga sistem tersebut.
Keinginan dalam pikiran saya untuk mengintegrasikan sistem-sistem di kampus UMMI memang sudah sangat lama, yaitu ketika awal saya bekerja di kampus UMMI. Mungkin orang di kampus UMMI juga mempunyai keinginan yang sama, cuman keinginan mereka dan keinginan saya untuk mencapai itu semuanya menjadi tanggung jawab saya, karena saya bekerja pada bidang itu.
Setelah saya googling dan tanya-tanya ke berbagai forum, akhirnya mulai menemukan titik terang dari grup telegram SLiMS.
Waktu itu saya bertanya apakah ada yang sudah mengintegrasikan SLiMS dengan sistem akademik kampusnya, dan ternyata ada anggota forum yang sudah mempraktekannya, tapi sayang saya lupa nama beliau.
Setelah sedikit berdiskusi dengan beliau, akhirnya beliau memberikan alur dari program yang sudah dibuatnya. Adapun alurnya kurang lebih seperti ini.
- Karena sudah ada sistem akademik yang mengelola data mahasiswa beserta akun untuk login ke sistemnya, maka proses input anggota secara manual oleh pegawai perpustakaan / pustakawan bisa dihilangkan.
- Untuk mengintegrasikan sistemnya, maka di sistem akademik harus dibuat sebuah REST Server / Aplication Programming Interface (API) untuk nantinya digunakan sebagai verifikasi login dan pengambilan data mahasiswa.
- Di bagian SLiMS harus dibuatkan sebuah REST Full atau REST client untuk berinteraksi dengan API dari sistem akademik.
- Setelah kedua web service nya dibuat, maka prosesnya jadi seperti ini, ketika mahasiswa masuk ke SLiMS menggunakan akun SIAK, maka SLiMS akan menanyakan ke SIAK apakah akun tersebut ada atau tidak dan apakah kombinasi NIM dan passwordnya sesuai atau tidak, kalau NIM nya ada dan kombinasi passwordnya sesuai, maka SIAK akan mengembalikan respon berhasil dibarengi dengan pemberian data akun mahasiswa. Tapi kalau NIM nya tidak ada atau passwordnya salah, makan akan memberikan respon gagal.
- Kembali kalo responnya berhasil, makan sistem di SLiMS yang sudah mendapatkan data mahasiswa dari SIAK akan mengecek ke database SLiMS apakah data mahasiswa tersebut sudah ada atau belum, kalau data belum ada maka data dari SIAK akan dimasukan ke database SLiMS lalu menset staus loginnya berhasil, tapi kalau datanya sudah ada maka akan langsung menset status loginnya berhasil tanpa menambahkan data baru.
Setelah saya mendapatkan alur seperti itu akhirnya saya belajar untuk membuat API dari SIAK, karena SIAK menggunakan framework Codeigniter maka saya menggunakan library REST Server untuk membuat API nya.
Lalu untuk REST Client di SLiMS saya membuatnya dengan menggunakan CURL, karema SLiMS tidak menggunakan framework melainkan hasil kodingan murni dari para developernya.
Setelah cukup sulit saya mempelajari dan membuat kedua webservice nya, akhirnya saya selesai juga, dan sudah bisa diimplementasikan.
Tapi sebelum diluncurkan ke publik, saya teringat dengan sistem kemahasiswaan yang menggunakan SLiMS juga. Dan saya pastikan bahwa bagian kemahasiswaan juga bisa menggunakan SLiMS yang di perpustakaan.
Sehingga alur akhirnya menjadi seperti ini:
- Mahasiswa baru yang datanya sudah masuk ke SIAK dan sudah mendapatkan NIM beserta password diarahkan untuk masuk ke sistem perpustakaan dengan menggunakan NIM dan password SIAKnya.
- Bagian kemahasiswaan kini tinggal memasukan foto mahasiswa ke sistem kemahasiswaan yg sudah sama dengan perpustakaan lalu mecetak KTM nya.
- Pegawai perpustakaan kini tidak perlu lagi menginput data anggota baru karena sudah ditangani oleh sistem dan fotonya juga sudah ditangani oleh bagian kemahasiswaan.
- Foto mahasiswa baru di SIAK sudah otomatis ada karena sudah diambil dari sistem kemahasiswaan.
- Mahasiswa bisa masuk ke semua sistem tersebut menggunakan satu akun saja yaitu akun SIAK.
Sampai cerita ini dibuat, sistem tersebut sudah berjalan dengan lancar selama satu tahun, dan alhamdulillah dengan adanya pengintegrasian ini sudah sangat membantu banyak orang.
Sekian cerita saya tentang pengintegrasian tiga sistem di Kampus UMMI, mungkin ini belum sempurna karena belum menerapkan konsep Single Sign On (SSO), tapi sudah lebih baik ketimbang masing-masing sistem berjalan sendiri-sendiri.
Semoga kedepannya bisa dibuatkan SSO untuk sistem-sistem di kampus UMMI. Aamiin.
